Lors des premières phases d’un projet informatique (et de tout autre projet), intervient la rédaction du cahier des charges.
Cette étape est réellement très importante puisqu’elle va conditionner la suite du projet.
En quoi consiste un cahier des charges ?
Le cahier des charges est le document qui va décrire les besoins de l’entreprise dans le cadre de l’achat ou de la réalisation d’un logiciel. A ce titre il va devenir un document contractuel entre l’entreprise (maitre d’ouvrage) et le prestataire (maitre d’œuvre).
En cas de litige, c’est à lui que chaque partie va se référer, il faut donc faire en sorte que ce document soit le plus clair, le plus détaillé et le plus objectif possible.
Bien que chaque projet ait ses propres spécificités, il y a des grands points qui sont communs à la plupart des projets et donc des cahiers de charges.
Le contexte du projet
Cette partie est une sorte d’introduction permettant de présenter l’entreprise, son histoire et ses objectifs, d’expliquer l’objectif du projet et les attentes pour l’entreprise.
le périmètre du projet
Le périmètre du projet indique les éléments devant être pris en compte dans le projet ET ceux qui en sont exclus (par exemple, dans le cas de la mise en place d’un ERP, on indique que la comptabilité et la GED ne feront pas partie du projet).
L’expression des besoins
C’est la partie la plus importante, puisque c’est ici qu’il faut expliciter le plus précisément possible ce que l’entreprise attend du projet.
Pour ce faire, il faut décrire chaque fonction attendue en indiquant pour chacune :
- le niveau de fonction souhaitée,
- les contraintes fonctionnelle et/ou technique
- les liens avec les autres fonctions
- les utilisateurs concernés
- la description de la fonction
Pour cette partie, il est d’usage de réaliser au préalable (à la rédaction du cahier des charges) une analyse des besoins qui va décrire à la fois les fonctions existantes et celles à venir.
Au niveau de l’expression des besoins, il peut être intéressant de préciser pour chaque fonction, la priorité de celle-ci. Cela permettra lors de l’analyse de prioriser et de choisir plus simplement la solution à retenir.
Le glossaire
Chaque entreprise ayant ses propres codes et méthodes, il est important de préciser la définition des certains termes qui peuvent être employés dans l’entreprise afin d’éviter tout malentendu.
Le calendrier et les jalons
Le calendrier va indiquer à la fois la date de début du projet, mais surtout la date de fin. Dans certains cas, il peut être envisagé de demander des pénalités de retard en cas de dépassement de délais, mais dans ce cas, il faut l’indiquer dans le cahier des charges.
Les jalons vont permettre de placer des points de contrôles lors du développement du projet. Pour l’entreprise, c’est une garantie que le projet avance dans les délais impartis et en évitant le fameux effet « tunnel ». Pour le prestataire, c’est un moment ou il peut fournir un livrable et également facturer une partie des prestations.
Les aspects contractuels et juridiques
Cette partie aborde les aspects non techniques du projet mais les aspects qui vont lier l’entreprise au prestataire (confidentialité, mode de règlement, garantie, …).
Par exemple dans les cas de projets de type ASP, SaaS, cloud, c’est l’endroit ou il va falloir indiquer les règles souhaitée de récupération des données, de garantie de confidentialité des données, etc.
Conclusion
Le cahier des charges va être le document de référence du projet et si un élément est manquant dans celui-ci, il sera également manquant dans la solution fournie.
La rédaction de ce type de document ne s’improvise pas. Même si on trouve de nombreuses trames de documents sur internet, chaque cas est différents et il va falloir s’adapter.
Si en interne l’entreprise n’a pas obligatoirement quelqu’un ayant les compétences nécessaires pour rédiger ce document et si l’entreprise souhaite s’appuyer sur une ressource extérieure, il est généralement judicieux de former un « couple » entre une personne interne et un consultant, puisque chacun d’eux aura des compétences complémentaires. De plus, cela permet à la fois de gagner du temps dans la rédaction du document (par rapport au temps mis par un consultant seul) et en plus l’entreprise gagne de la formation, puisque l’interlocuteur interne va se former au contact du consultant.
Bien que la rédaction du cahier des charges représente un cout certain, il ne faut pas oublier que le reste du projet va dépendre de ce document.